Comment choisir LA première tâche à améliorer avec l’IA ?

❓Question du jour : comment choisir LA première tâche à améliorer avec l’IA ? 📩

Dans mon dernier article, je présentais IRI-TASKS pour éclairer le change management et la transformation des organisations. Passons maintenant à une question très concrète : par quoi commencer ?

Prenons l’exemple du processus de traitement des e-mails entrants : il peut très bien remplir une matinée… parfois au détriment d’autres processus (avouons-le : même les réunions n’ont plus le pouvoir de l’arrêter ! )…

Mais « traiter ses e-mails » recouvre plusieurs tâches : indexer, comprendre la demande, apprécier sa priorité, préparer une réponse. Et chacune de ces tâches mobilise différemment notre cerveau (le mot « URGENT » en majuscules restant un indicateur assez personnel… 😉).

Alors comment procéder ?

1️⃣ Première étape : décomposer le processus avant de choisir la tâche (ceux qui ont l’habitude de travailler avec moi savent que j’excelle à découper leur manière de travailler en processus/ activités et tâches à l’aide de dizaines de petits Post-It multicolores ! 🤗). Pour comparer ces tâches restructurables avec l’IA, regardons ensuite le bénéfice attendu, les conséquences d’une erreur et l’effort nécessaire pour vérifier le résultat.

Attention, une réponse produite en quelques secondes peut nécessiter une longue relecture. De même, un classement trop rapide risque de transformer une demande importante en demande… introuvable !

2️⃣ Deuxième étape : se préserver de conclusions trop hâtives. Car la tâche la plus répétitive n’est pas forcément la meilleure première candidate à l’optimisation via l’IA. Et le temps de contrôle constitue un véritable temps de travail (il disparaît parfois un peu trop vite des promesses de gains… une mauvaise habitude issue du lean, sans doute 🙄).

💡 C’est là qu’entre en jeu IRI-TASKS : l’indice de restructuration par l’IA et la méthode associée permettent de passer du processus à l’optimisation opérationnelle, par :

– le CHOIX de la ou des tâches à restructurer : elle éclaire les arbitrages à partir du travail réel, des possibilités de transformation et des garanties humaines nécessaires

– l’ORGANISATION de cette restructuration : elle définit par où commencer, ce qu’il faut tester… et ce qu’il est pertinent de préserver.

📧 Et vous, dans votre équipe, où en êtes-vous avec le traitement des messages entrants ?

Quelle étape du traitement des e-mails mériterait d’être examinée en premier : le classement, la qualification, la priorisation ou la préparation des réponses ? 🤔